Rien Buunk is samen met Jan Smeets eigenaar van SBOD, expertbureau op het gebied van Burger- en Publiekszaken. Samen hebben ze meer dan 80 jaar ervaring bij gemeenten. In al die jaren heeft Rien ongeveer 180 gemeenten van binnenuit meegemaakt. Bij SEP is Rien een gewaardeerd inhoudsexpert. We maken maar al te graag gebruik van zijn kennis. In deze blog doe jij er ook je voordeel mee: Rien legt uit waar je op moet letten bij aangiften van vermissing van reisdocumenten.

De paspoortpiek is begonnen. Dat betekent ook dat het aantal aangiften van vermissing toe zal nemen. In het verleden werd de verklaring van vermissing nog wel eens snel opgenomen: ‘Oh, u bent het paspoort kwijt? Vul dit formulier even in en onderteken het. Dan kunnen we een nieuw document voor u aanvragen!’

Die werkwijze volstaat niet meer. Enerzijds biedt het niet genoeg beveiliging tegen documentfraude. En anderzijds informeer je de burger niet genoeg over de gevolgen die de vermissing van een reisdocument kan hebben.

Hoe pak je zo’n aangifte van vermissing dan wél goed aan? Daarvoor heeft de RvIG een modelformulier opgesteld: het C2-formulier. Die kan de gemeente gebruiken om een burger een aangifte van vermissing te laten doen. Het formulier bevat bijvoorbeeld de volgende aandachtspunten voor ambtenaren:

Ambtenaar heeft betrokkene erop gewezen dat:

• het doen verstrekken van een document op grond van valse gegevens in artikel 231 van het Wetboek van Strafrecht strafbaar is gesteld;

• het eerder uitgereikte document van rechtswege vervalt door het afleggen van deze verklaring van vermissing;

• het nummer van het document zal worden geregistreerd om onregelmatigheden met (betrekking tot) het document zoveel mogelijk te voorkomen;

• het vermiste document direct moet worden ingeleverd als het wordt teruggevonden.

Mede dankzij deze checklist helpt het formulier om het proces goed af te handelen: de burger is voldoende geïnformeerd, en ambtenaren worden in staat gesteld om aantoonbaar te voldoen aan hun rol in het voorkomen van fraude.

Maar let op: het kost tijd om de punten in de checklist op een duidelijke manier met de betrokkene te bespreken en toe te lichten. Daar is niet altijd rekening mee gehouden in het afsprakensysteem. Als je niet oppast kan dat dus leiden tot langere wachttijden aan de balie. Reserveer daarom genoeg tijd in het afsprakensysteem voor deze aangiften.

Tip: kijk ook eens kritisch naar het digitale aangifteproces van vermissing, als die mogelijkheid bestaat. Is de aangever bijvoorbeeld verplicht alle tekst te lezen en te doorlopen, of kan hij hier gewoon doorklikken? Wederom: wie is verantwoordelijk als hierdoor foutieve aangiften ontstaan?

In de omgang en uitgifte van reisdocumenten moet zorgvuldigheid voorop blijven staan. Wil je de burger optimaal van dienst zijn én tegelijkertijd fraude tegengaan? Blijf dan kritisch kijken naar het aangifteproces en ruim er genoeg tijd voor in.