De verkiezingen voor de Tweede Kamer zitten erop, en de verkiezingen voor het Europese parlement staan alweer bijna voor de deur. Het is hard werken voor alle verkiezingsteams in het land, hoe pak je zo’n project het beste aan?
Tijdens de Netwerkdag Verkiezingen kwamen 100 medewerkers van verschillende gemeenten bij elkaar voor workshops en kennisuitwisselingen. Centraal stond de vraag: hoe organiseer je de verkiezingen het beste, wie betrek je erbij? Kortom: hoe maak je verkiezingen een feestje van de hele organisatie? De gemeenten Noordoostpolder en Asten werden hierover geïnterviewd. In dit blog delen we hun ervaringen en inzichten.
Veel gemeenten organiseren de verkiezingen vanuit de afdeling Burgerzaken met één of twee projectleiders en een projectteam. De werkdruk bij Burgerzaken is tijdens een verkiezingsperiode vaak enorm. Met de inzet van veel externe vrijwilligers is het een uitdaging om alles op rolletjes te laten lopen.
Soms voelt het projectteam zich onbegrepen door de organisatie. Het verkiezingsproces is belangrijk en kost veel tijd, maar die werkdruk wordt niet door de hele organisatie gevoeld. De druk en stress die het met zich meebrengt ligt vooral bij de medewerkers van team Burgerzaken – en dat brengt uitdagingen met zich mee.
Hoe organiseer je dat slimmer? Hoe verlaag je de werkdruk bij Burgerzaken? Hoe vergroot je de betrokkenheid van de rest van de organisatie? De gemeenten Asten en Noordoostpolder hebben een aantal inzichten en tips.
De gemeente Asten (17.000 inwoners, 13.000 stemgerechtigden en 8 stembureaus) heeft een kernteam van drie leden, allemaal bij Burgerzaken. Zij zorgen voor de coördinatie en organisatie van het verkiezingsproces. Maar zij doen het niet alleen, ze betrekken de hele organisatie erbij.
De stembureaus vult de gemeente Asten met een mix van medewerkers en inwoners. Voorzitters, stembureauleden en tellers zijn tijdens de verkiezingsdag opgesplitst in twee shifts. De eerste shift duurt tot 15.00 uur en wordt door vrijwilligers (inwoners) uitgevoerd. Dat verandert vanaf 15.00 uur: dan zijn alle stembureauleden ambtenaren uit de eigen organisatie. En: de teamleiders zijn de voorzitters van de stembureaus. In de avond komen er wel wat externe tellers bij. De telling op donderdag wordt weer volledig door ambtenaren uitgevoerd. Zo maakt de gemeente Asten gebruik van de kracht uit de gehele organisatie.
De gemeente Noordoostpolder (50.000 inwoners, 37.000 stemgerechtigden, 29 stembureaus) heeft veel meer stemgerechtigden en stembureaus dan de gemeente Asten. De projectorganisatie is dan ook wat groter opgezet: er is een kernteam van vijf leden met vijf werkgroepen. Elk kernteamlid stuurt een werkgroep aan. De werkgroepleden zijn allemaal ambtenaren van verschillende afdelingen uit de gehele organisatie, dus niet alleen van Burgerzaken. Iedereen met projectervaring en talenten kan meedoen.
Voor wat betreft de bemensing van de stembureaus heeft Noordoostpolder gekozen voor interne voorzitters, dus allemaal medewerkers van de gemeente. De stembureauleden en tellers zijn extern geworven (vrijwilligers/burgers).
Zowel bij de organisatie als bij de stembureaus betrekt de gemeente Noordoostpolder dus ambtenaren uit de hele organisatie.
Beide gemeenten zetten medewerkers van de hele organisatie in zodat verkiezingsprojecten door iedereen worden gedragen en de werkdruk verdeeld wordt. En beide gemeenten maken een afgewogen verdeling bij de bezetting van de stembureaus tussen ambtenaren en burgers.
Om verkiezingen breder te organiseren en niet alleen vanuit de afdeling Burgerzaken is een besluit en vooral het commitment van het management nodig. Bij de gemeente Asten was de evaluatie van het verkiezingsproces aanleiding om de organisatie te verbreden. Het management besloot dat Burgerzaken het niet alleen hoefde te doen en dat het juist belangrijk is dat iedereen zijn steentje bijdraagt aan dit belangrijke democratisch proces.
Met dat besluit was het projectteam Verkiezingen blij, maar de uitvoering ervan ging niet zonder slag of stoot. Alle medewerkers hebben het druk en niet iedereen zag de extra verkiezingswerkzaamheden zitten. Maar na het eerste jaar veranderde die stemming snel. Steeds meer collega’s meldden zich aan als stembureaulid en inmiddels zijn er regelmatig teleurgestelde gezichten van collega’s die niet ingedeeld zijn in de stembureaus omdat er te veel aanmeldingen zijn. Bij de gemeente Asten wordt het democratisch feest door de hele organisatie met succes gevierd!
Ook bij de gemeente Noordoostpolder heeft het management de doorslag gegeven voor een andere manier van organiseren. De manager van Burgerzaken ging in gesprek met de overige managers om iedereen te laten beseffen dat het project verkiezingen een taak is van de héle organisatie. Sindsdien wordt het aantal voorzitters berekend met de omvang van het domein, zodat de werkdruk over de hele organisatie is verdeeld. Met die aanpak en verdeling is de betrokkenheid van de hele organisatie vergroot. Ook hier was de nieuwe brede aanpak onwennig, en werd het steeds vanzelfsprekender dat de organisatie van de verkiezingen door de hele organisatie wordt gedragen.
De gemeente Asten merkt dat verkiezingen nu letterlijk een feestje van de hele organisatie zijn. Het wordt zelfs gezien als teambuilding waarbij collega’s van verschillende afdelingen samenwerken. Collega’s leren elkaar op een andere manier kennen en werken over de afdelingen samen. Dat leidt tot veel enthousiasme.
Een ander voordeel is het interne besef over het belang van de nauwkeurigheid in het verkiezingsproces. Daardoor worden er minder fouten.
Tenslotte wordt de flexibiliteit door het projectteam ook als een groot voordeel gezien. Er kan sneller geschakeld worden naar extra inzet van collega’s als dat nodig is. Het projectteam ervaart nu dat de verkiezingen gedragen worden door de hele organisatie. Zelfs in de agenda’s van managers, wethouders en burgemeester wordt rekening gehouden met de verkiezingsdag. Hierdoor is het een leuk project geworden!
De gemeente Noordoostpolder zet in op eenvoudigere sturing en een eenduidige werkwijze, zoals bij het telproces. De keuze om ambtenaren als voorzitters in te zetten, maakt dat mogelijk. Noordoostpolder heeft met 29 stembureaus en 37.000 stemgerechtigden een afweging gemaakt en ervoor gekozen om niet het hele stembureau te vullen met enkel ambtenaren. Dat zou een te zware belasting zijn van het ambtenarenapparaat. Het is ook een bewuste keuze om ook burgers te betrekken bij het verkiezingsproces en de stembureaus.
Het inzetten van enkel voorzitters uit het eigen ambtenarenapparaat had soms een tijdelijk negatief gevolg: er ging ervaring verloren. Externe vrijwilligers die soms wel al tien jaar voorzitter waren, werden vervangen door ambtenaren met minder ervaring. De verandering door voortaan ambtenaren in te zetten ging niet vanzelf. Maar na de eerste ervaringen zijn er nu veel meer aanmeldingen waardoor het organiseren gemakkelijker wordt.
Zo zie je maar dat elke gemeente haar eigen keuze maakt met haar eigen afwegingen. Een en ander is natuurlijk afhankelijk van het commitment van het management, de grootte van het project en de mogelijkheid om eigen ambtenaren in te zetten. Maar dat het anders kán en dat het verkiezingsproces veel breder gedragen kan worden door de hele organisatie dan enkel door Burgerzaken, is goed om te zien. Want het is en blijft een democratisch proces dat ons allen aangaat.
